Pour de nombreux étudiant(e)s de cycle supérieur, la soutenance de thèse est plus qu’une simple exigence académique; c’est la dernière étape importante, un moment à la fois stressant et passionnant. Après des années de recherche, de rédaction et de révision, ils se connectent en ligne ou entrent dans une salle pour défendre leur travail. Technologies Éducatives jouent depuis longtemps un rôle important dans le bon déroulement de ces soutenances de thèse. De la création des liens de réunion à la surveillance des séances en temps réel, l’équipe est présente tout au long du processus, au cas où quelque chose irait de travers. Mais à mesure que la communauté universitaire adopte les avantages des outils numériques, un nouveau modèle prend forme pour gagner en efficacité.
Optimisation de l’efficacité
L’Université d’Ottawa passera à un modèle basé sur les facultés pour le soutien aux soutenances de thèse en ligne. Les facultés prendront l’initiative de mettre en place et de gérer les composantes techniques des soutenances de thèse au sein de leur faculté respective. Cette décision fait suite à un examen des Technologies de l’information, mené en concertation avec le Comité de l’information académique, afin d’évaluer l’impact et l’efficacité du modèle de soutien actuel. L’examen a révélé que, bien que le modèle centralisé offrait une tranquillité d’esprit, les problèmes techniques lors des soutenances étaient rares, même si le personnel de soutien était mobilisé pendant de longues périodes. Cette conclusion a incité l'adoption d’un modèle plus efficace, géré par les facultés.
Un modèle de soutien efficace
Le passage à un modèle localisé permettra une utilisation plus efficace des ressources, tout en garantissant un soutien rapide et adapté aux besoins spécifiques des facultés. Pour faciliter cette transition, les Technologies de l’information mettent à la disposition des facultés les ressources suivantes :
- des guides détaillés pour la mise en place et la gestion des soutenances de thèse sur Zoom et Microsoft Teams;
- des fiches de référence rapide;
- des séances d’information pour les facultés et le personnel de soutien;
- du soutien téléphonique avec file d’attente prioritaire pour les cas urgents lors des soutenances en direct.
En donnant aux facultés les moyens de gérer leurs propres événements, l’Université favorise une plus grande appropriation, une plus grande flexibilité et une plus grande confiance, tout en maintenant un lien étroit avec les Technologies de l’information centrales lorsque cela est nécessaire.