Adoption
Date : 21-12-2022
Modification
Date: 15-9-2025
Instance d'approbation :
Cabinet de la Secrétaire générale
Service responsable : Archives de l’université
1. Objet
1.1 Cette méthode veille à ce que la mémoire institutionnelle de l’Université d’Ottawa ainsi que les informations désignées comme ayant une valeur archivistique et historique soient préservées, protégées et mises à la disposition des générations à venir.
2. Interprétation
2.1 La directrice ou le directeur principal, Gestion de l'information et des archives (GIA), a la responsabilité d'établir et de tenir à jour les exigences en matière d'archivage suivant les normes généralement reconnues.
2.2 La Gestion de l’information et des archives de l’Université d’Ottawa est le dépôt officiel des ressources informationnelles à valeur archivistique et historique et est responsable de l’interprétation de la présente méthode.
3. PRINCIPES
3.1 Tous les documents d’archives sont gérés conformément au Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information, à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario, à la Loi sur le droit d’auteur du Canada, aux autres règlements et politiques de l’Université d’Ottawa ainsi qu’aux normes d’archivage.
3.2 Toutes les ressources informationnelles sous la garde de la GIA peuvent faire l’objet d’une sélection et d’une évaluation archivistiques conformément aux critères énoncés à la section 5 du présent document.
3.3 Les documents d’archives acquis par la GIA sont sous sa garde et son contrôle. Ils sont gérés de manière à garantir leur intégrité, leur authenticité, leur accessibilité, leur fiabilité et leur conservation à long terme, conformément aux normes d’archivage reconnues.
3.4 Les informations identifiées comme ayant une valeur archivistique et historique, gérées dans le cadre de cette méthode, sont reçues sous n’importe quel format, y compris, sans toutefois s’y limiter, les documents textuels sur papier et électroniques, les données structurées, les représentations graphiques, les enregistrements audio et vidéo, les livres, les cartes, les dessins, les photographies et toute autre information écrite, photographiée, enregistrée ou stockée de quelque manière que ce soit, y compris les informations en format analogique, électronique ou numérique.
4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS : GESTION DE L’INFORMATION ET DES ARCHIVES
La GIA est responsable des activités suivantes :
4.1 Acquisition, évaluation et élimination
Acquérir, évaluer et éliminer les ressources informationnelles de l’Université selon les termes et critères énoncés au Calendrier de disposition de l’information et conformément à la Méthode 20-4.
Acquérir, évaluer et éliminer les documents d’archives donnés par des tiers ou non visés par le Calendrier de disposition de l’information, conformément aux critères énoncés à la section 5 du présent document.
4.2 Organisation et description
Traiter, organiser et décrire les documents d’archives selon des règles normalisées afin de faciliter l’accès à ces documents pour la communauté universitaire et les chercheuses et chercheurs externes.
4.3 Préservation et conservation
Appliquer des mesures de préservation et recourir à des pratiques de conservation normalisées pour assurer la conservation à long terme des documents d’archives sur tous les supports et formats. Cela comprend notamment le stockage de documents d’archives numériques dans un dépôt numérique fiable ainsi que le stockage des supports traditionnels dans des voûtes à température contrôlée.
4.4 Soutien à la recherche
Gérer un service de référence, donner accès aux documents d’archives et les reproduire.
4.5 Soutien à l’enseignement
Gérer un service de soutien à l’enseignement au moyen de diverses activités à l’Université d’Ottawa ou à d’autres établissements d’enseignement, afin de partager l’expertise des professionnelles et professionnels travaillant pour la GIA et d’appuyer la mission d’enseignement de l’Université.
4.6 Diffusion
Diffuser l’histoire de l’Université auprès de la communauté universitaire, du public et d’autres groupes d’intérêt, notamment au moyen de présentations, de visites guidées, d’expositions, de publications, de catalogues d’archives et de ressources Web.
5. CRITÈRES D’ACQUISITION
5.1 La GIA acquiert également des documents d’archives non visés par le Calendrier de disposition de l’information en ce qui concerne :
a) la mission, les valeurs et les principes fondamentaux de l’Université;
b) l’interprétation et la continuité des traditions, des orientations et des politiques de l’Université en lien avec ses activités administratives, sociales, d’enseignement et de recherche;
c) la communauté élargie de l’Université, y compris les archives personnelles du corps professoral, du personnel et des organisations ayant des liens étroits avec l’établissement, comme les groupes étudiants et les groupes de défense des intérêts.
5.2 Les critères encadrant l’acquisition, la sélection et le traitement des archives sont ceux généralement reconnus et inclus, sans s’y limiter, la rareté, la représentativité, la pertinence dans le contexte de l’Université et l’accessibilité.
6. MÉTHODES D’ACQUISITION ET D’ACCROISSEMENT
6.1 La GIA acquiert des documents d’archives par les moyens suivants :
a) Transfert administratif : Le transfert des ressources informationnelles se fera conformément à la Méthode 20-4. Pour celles non visées par le Calendrier de disposition de l’information, les unités doivent contacter la GIA concernant le transfert et les procédures à suivre.
b) Don : Tous les dons de propriétaires privés qui ne sont pas sous la garde de l’Université doivent être acquis par un contrat de donation.
c) Prêts : Les documents temporairement sous la garde de l’Université devront faire l’objet d’un contrat de prêt.
7. ACCÈS AUX DOCUMENTS D’ARCHIVES
7.1 L’accès aux documents d’archives est donné conformément au Règlement 90 – Accès à l’information et protection des renseignements personnels ainsi qu’aux autres règlements et méthodes de l’Université d’Ottawa.
7.2 Tous les documents d’archives qui relèvent déjà du domaine public sont disponibles en libre accès.
7.3 L’accès aux documents d’archives non encore traités peut être restreint dans l’attente d’une analyse garantissant qu’aucun renseignement personnel ou confidentiel ne s’y trouve.
7.4 L’accès aux documents d’archives fragiles ou précieux peut être restreint pour qu’ils soient protégés contre les dommages ou la perte. Dans de tels cas, des copies peuvent y être substituées à des fins de consultation.
7.5 La consultation des documents d’archives se fait dans la salle de lecture désignée, où sont prévues une supervision et une assistance.
7.6 La consultation se fait sur rendez-vous seulement.
7.7 Quiconque consulte des documents d’archives doit se conformer à tous les règlements de la salle de lecture.
8. REPRODUCTION DE DOCUMENTS D’ARCHIVES
8.1 La reproduction de documents d’archives est permise selon les modalités et conditions énoncées dans le formulaire de demande de reproduction disponible auprès de la GIA.
8.2 La reproduction est conditionnelle à la nature de l’information, y compris les renseignements personnels et confidentiels, les droits d’auteur et les volontés des donatrices et donateurs privés, et à l’état physique des documents d’archives. Il se peut que certains documents fragiles ou en mauvais état ne puissent être reproduits. Le personnel de la GIA se réserve le droit de refuser ou de limiter les demandes de reproduction.
8.3 Les services de photocopie et de numérisation effectués par le personnel de la Gestion d’information et des archives de même que les transferts de médium audiovisuels sont soumis à des frais de reproduction. Les procédures de reproduction, les conditions applicables et les frais associés sont détaillés sur le site Web de la GIA.
9. RÉVISION, MODIFICATION ET MISE EN ŒUVRE
9.1 La GIA est responsable de l’examen périodique de la présente méthode.
9.2 La secrétaire générale ou le secrétaire général peut approuver la présente méthode, la modifier, l’abroger ou y faire des exceptions, pourvu que ces exceptions soient compatibles avec les dispositions du Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information.