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OPEN SESSION

1.  Welcoming Remarks 

2.  Approval of the Agenda 

3. Declaration  of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4. Approval of the Minutes of the Meeting of April 29, 2025 

5. Report of the Committee on Governance and Nominating 

6. Appointment of One Member of the Support Staff to the Board of Governors 

7. Appointment of One Student to the Board of Governors 

8. Annual Report on the Ministry Directive on Educational Material Costs 

9. Annual Report Under the Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act 

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

10. Budget 2025-2026 

11.  Procedure on the Recruitment and Re-Appointment of the Board of Governors 

FOR INFORMATION

12.  President’s Report

13.  2022-2024 Report on Francophonie 

14. Rapports de comités 

a. Finance and Treasury Committee
b. Pension Plan Committee

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de la quatrième réunion ordinaire de l'année 2025 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

SESSION OUVERTE

La réunion a lieu le mardi 27 mai 2025 à 17 h 05 en personne dans la salle 604 du Carrefour des apprentissages et par vidéoconférence (Teams).

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O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, B. Bogie, D. Chemla, H. Downey, J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, R. Kulik, B. Leduc, G. Mayeda, P. Murphy, G. Muzychka, N. Odjick, J. Palumbo, F-E. Racicot, N. Rhéaume, M. Saikaley, H. Stern, J. Velloso

PERSONNES EXCUSÉES

K. Butler Malette (gouverneure émérite), P. Cyr, S. Paquet

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, J. Doyle, S. Isaacs, R. Landry, Z. Karouni, J. Sicard, J. St-Pierre

Mme Jennifer Adams préside la réunion.

SESSION OUVERTE

1.    Mot de bienvenue

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube (audio only) and that there will be a broadcasted (video and audio) in a meeting in Desmarais Hall. The streaming will be stopped before the start of the in-camera session.

The Chair welcomed Hazel Downey, an undergraduate student member appointed for a two-year term.

Members were also informed that Bryce Bogie’s term as a graduate student member has been renewed for another two-year term following an election. His renewal is being presented at today’s meeting for approval.

La présidente note que, en raison des rénovations de la salle TBT-083, les prochaines réunions auront lieu dans d’autres salles du campus jusqu’à l’automne. Ces salles ne permettent pas toujours d’accueillir le public en personne; une diffusion en direct de la session ouverte est donc offerte dans une autre salle sur le campus.

La présidente rappelle aux membres qui souhaitent communiquer avec le personnel de l’Université, de transmettre leur demande directement au Secrétariat. L’équipe se chargera alors de la coordination afin d’assurer clarté, cohérence et soutien pour toutes les parties concernées.

2.    Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2025.18    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 27 mai 2025.
Unanimité (proposée par Doreen Hume, appuyée par Marianne Saikaley)

3.    Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

Pour approbation

4.    Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 avril 2025

Document distribué préalablement à la réunion.

5.    Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion.

6.    Nomination d’un membre du personnel de soutien au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

7.    Nomination d'un étudiant au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

8.    Rapport annuel sur la directive ministérielle concernant les coûts du matériel pédagogique

Document distribué préalablement à la réunion.

9.    Rapport annuel de la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement

Document distribué préalablement à la réunion.

2025.19    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :

2025.19a    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 29 avril 2025.

2025.19b     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Rafal Kulik au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour un mandat d’un an, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026.

2025.19c     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de René Delsanne au Comité de finances et trésorerie (volet trésorerie) pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.

2025.19d     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Richard Fortier en qualité de président au Comité de placement de la caisse de retraite pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.

2025.19e     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Fabio Moneta au Comité de placement de la caisse de retraite pour une période de deux ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2027.

2025.19f     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Nick Maiorino au Comité des terrains et des bâtiments pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.

2025.19g     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le renouvellement du mandat de Michel Houle au Comité de pension et Comité de pension supplémentaire pour une période de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.

2025.19h     Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver la nomination de Stefan Supplice au Bureau des gouverneurs pour un mandat de trois ans, du 1er juillet 2025 au 30 juin 2028.

2025.19i     Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Bryce Bogie au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er mai 2025 au 30 avril 2027.

2025.19j    On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approve the Annual Report on the implementation of the directive on educational costs.

2025.19k    On motion duly made, seconded and carried, it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa Annual Report | Rapport annuel de l'Université d'Ottawa dated May 5, 2025, prepared pursuant to Section 11 of the Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act, and authorizes and directs the Vice-President, Finance and Administration, to sign the said report as evidence of the approval of the Board of Governor and of the authority of the Vice-President to bind the University of Ottawa.

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FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

10.     Budget 2025-2026

Jean-François Tremblay, provost associé à la planification et aux budgets académiques, se joint à la réunion.

Le président du Comité des finances et de trésorerie introduit la présentation du budget 2025-2026, recommandé par le volet finances le 5 mai 2025. Il rappelle que l’Université entame la deuxième année du plan triennal de redressement, qui prévoit  un déficit opérationnel. Les orientations budgétaires suivent toutefois une trajectoire favorable. Il souligne également les efforts déployés pour améliorer la transparence, notamment grâce au développement d’un tableau de bord, qui a permis de mieux comprendre les tendances budgétaires.

Le budget 2025-2026 a été élaboré dans un contexte financier exigeant, marqué par la baisse persistante des inscriptions d’étudiants internationaux, la poursuite du gel des droits de scolarité en Ontario et les incertitudes liées à l’environnement géopolitique, notamment aux États-Unis. Malgré ces pressions, le budget adopte une approche responsable et poursuit les efforts de redressement axés sur la génération de revenus et le contrôle des dépenses.

Des mesures récentes commencent à porter fruit, dont la croissance des admissions dans certains programmes ciblés, un plan d’action sur la rétention étudiante, et l’expansion importante des activités de l’Institut de développement professionnel.

Un déficit de 16,1 M$ est prévu au fonds de fonctionnement après transferts inter-fonds, soit une diminution de 2,1 M$ par rapport au budget initial 2024-2025. Les soldes du fonds des services auxiliaires ainsi que des fonds restreints (recherche et autres) sont près de l'équilibre alors que le fonds d'immobilisation et d'amortissement montre un déficit de 11,7M$. Certains investissements stratégiques sont maintenus, notamment dans la cybersécurité, la gestion de la relation client, le programme Polaris et l’entretien des infrastructures Le budget consolidé projette un léger excédent de 0,4 M$. Les principaux risques budgétaires seront suivis étroitement dans les mois à venir.

À la suite d’une discussion sur le fonds de fonctionnement, il est indiqué que des mesures ont été mises en place pour améliorer la situation financière et viser l’équilibre budgétaire. Les efforts portent notamment sur la génération de revenus, avec des cibles atteintes à ce jour.

Le provost répond à des questions sur les frais d’examens différés et de changement de programme. Il précise que les frais d’examens différés sont inchangés. Un changement d’un règlement académique permet désormais aux facultés d’intervenir pour appuyer les étudiants qui font plusieurs demandes.

2025.20    Considérant que le budget consolidé inclut le fonds de fonctionnement, les services auxiliaires, les fonds restreints (recherche et autre) et le fonds d’immobilisation et d’amortissement;

Considérant que le fonds de fonctionnement inclut les droits de scolarité;

Considérant que le Bureau des gouverneurs note que les budgets des fonds restreints (recherche et autre) sont déterminés par des intervenants externes;

Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le budget consolidé 2025-2026 proposé incluant le fonds de fonctionnement, le fonds d’immobilisation et d’amortissement et le budget des services auxiliaires. 
Unanimité (proposée par Stéphane Giguère, appuyée par Joe Geurts)

Jean-François Tremblay quitte la réunion.

11.     Procédure de recrutement et de renouvellement des membres du Bureau des gouverneurs

La secrétaire générale présente une nouvelle procédure, recommandée par le Comité de gouvernance et de nomination, visant à formaliser le processus de nomination et de renouvellement des membres du Bureau.

2025.21    Sur motion dûment proposé et appuyé, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la Procédure de recrutement et de renouvellement des membres du Bureau des gouverneurs.
Unanimité (proposée par Omar Abouzaher, appuyée par Doreen Hume)

POUR INFORMATION

12.     Rapport du recteur

Le recteur présente les points suivants :

•    Le 2 mai a marqué la fin de la campagne de financement rePENSER, avec un résultat de 541 M$, surpassant l’objectif de 500 M$.
•    Les assemblées publiques (Town Halls) avec les facultés et le personnel de soutien se sont terminées en mai. 
•    L’inauguration des nouveaux locaux du campus de Kanata aura lieu le 2 juin.
•    Les cérémonies de collation des grades auront lieu du 9 au 12 juin.
•    Une entente a été signée avec l’Université de Regina et la Cité universitaire francophone, conformément au mandat de l’Université de soutenir la francophonie en Ontario et au Canada.
•    Le gouvernement provincial a confirmé une demande d’investissement en éducation : 255 étudiants supplémentaires seront accueillis à la Faculté d’éducation en 2025 et 2026, incluant 70 en français langue seconde. Un financement additionnel de 3,9 M$ est prévu

13.     Rapport de la Francophonie 2022-2024

Yves Pelletier, vice-recteur associé, Francophonie, se joint à la réunion.

Le vice-recteur associé, Francophonie, présente un rapport sur la francophonie à l’Université pour la période 2022-2024. Il met en valeur des initiatives structurantes, notamment la modernisation du Règlement sur le bilinguisme, une nouvelle formation obligatoire sur les droits linguistiques et l’évaluation des programmes, dont 93 % sont jugés conformes à la Loi sur les services en français. Il souligne une hausse des plaintes, attribuable à une meilleure sensibilisation, ainsi que la mise en place de mesures correctives et d’outils de soutien. Pour 2024-2026, les priorités incluent l’élaboration d’une vision stratégique rassembleuse, le soutien aux communautés francophones en milieu minoritaire, le développement de l’apprentissage numérique et le renforcement de la gouvernance.

Une discussion suit la présentation, portant sur la mesure du succès, la collaboration en recherche liée à la francophonie ontarienne, et l’importance d’un plan de communication et de consultation auprès de la communauté.

14.     Rapports de comités

a)    Comité des finances et de trésorerie

Le président du Comité présente un sommaire de la réunion du volet finances tenue le 5 mai. En plus de recommander le budget, le comité a examiné les rapports financiers trimestriels.

b)    Pension Plan Committee

The Chair of the Committee provided an overview of the Pension Plan Committee meetings held on March 21 and May 23, 2025. During these meetings, members received the reports from the Office of Human Resources, the reports on fees and expenses, and the Chief Investment Officer’s reports. The 2025 pension fund expense budget and the actuarial valuation update were recommended to the Executive Committee of the Board of Governors. The 2024 Pension Plan Annual Report was also recommended for approval to the Board of Governors.

A special meeting was held on February 28, 2025, at the request of committee members to discuss the eligibility of plan members for retroactive adjustments to their pensionable service. A subcommittee was created to further examine this matter. The subcommittee will regularly report back to the Pension Plan Committee.

The annual Supplemental Pension Plan Committee meeting was held on May 23, 2025, where the actuarial valuation results as at January 1, 2025, of the Supplemental Retirement Pension Plan were tabled.

La séance passe à huis clos.

End of the live streaming.

ZK/ab