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OPEN SESSION

1. Approval of the Agenda

2. Welcome and Thanks

3. Declaration of Conflicts of Interests

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4. Minutes of the Meeting of 22 February 2021

5. Business Arising from the Minutes

6. Incidental, Ancillary and Administrative Fees for the Academoc Year 2021-2022

7. Delegation of Authority - Incidental, Ancillary and Administrative Fees for the Academic Year 2021-2022

8. Appointment of the Chair, Department of Chemistry and Biomolecular Sciences, Faculty of Science

9. Appointment of the Chair, Graduate School of Public and International Affairs, Faculty of Social Sciences

10. Report from the Committee on Governance and Nominating

11. Appointment of Members of the Academic Staff and Students on the Board of Governors

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR INFORMATION

12. President’s Report
Jacques Frémont

13. 2020-2021 Budgetary Update

14. Committee Report

a) Finance and Treasury Committee
Denis Desautels

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SESSION OUVERTE

de la troisième réunion de l'année 2021 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le lundi 26 avril 2021 à 16h00 par vidéoconférence (Teams).

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J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, J. Frémont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks (à partir de 16h40), P. Hindo, A. House, , S. Hussen, M. Ingham, A. Keller, S. Lamoureux, J. Lefebvre, A. Litvijenko, T. Malaty, N. Mercier, D. Monaghan, P. Murphy, J. Pouliot, J. Quaid, L. Tedesco, S. Tokmakjian

PERSONNE EXCUSÉE

D. Hume

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Isaacs, J. Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya

Madame Kathryn Butler Malette préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion.

The chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.
Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.
Comments and questions should be asked in the chat.

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2. Bienvenue et remerciement

La présidente souhaite la bienvenue à Philip Murphy, nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil, et indique que le mandat de Christine Dallaire, nommée par le Sénat, a été renouvelé.

The Chair, the President and the Board members thanked Jamie Ghossein, undergraduate student member, and Mark Ingham, graduate student member, for their significant contributions to the University both at the Board of Governors and its committees.
Their mandates will end on 30 April 2021.

3. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

4. Procès-verbal de la réunion du 22 février 2021

Document distribué préalablement à la réunion.

5. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

6. Droits accessoires, complémentaires et administratifs pour l’année universitaire 2021-2022

Document distribué préalablement à la réunion.

7. Délégation de pouvoir - Droits accessoires, administratifs et complémentaires pour l'année 2021-2022

Document distribué préalablement à la réunion.

8. Nomination du directeur du département de chimie et sciences biomoléculaires de la Faculté des sciences

Document distribué préalablement à la réunion.

9. Nomination du directeur de l'École supérieure d'affaires publiques et internationales de la Faculté des sciences sociales

Document distribué préalablement à la réunion.

10. Rapport du Comité de gouvernance et de nomination

Document distribué préalablement à la réunion.

11. Nomination des membres du corps professoral et des étudiants au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

Une discussion s’engage durant laquelle il est rappelé que le siège de membre du corps enseignant laissé vacant au Comité exécutif du Bureau de gouverneurs suit à la démission de Christian Rouillard n’a pas été comblé.
Il est indiqué que le siège n’a pas encore été comblé en raison d’un problème de calendrier et que des candidatures seront proposées à la prochaine réunion du Comité de gouvernance et de nomination ou lors d’une réunion extraordinaire du Comité si besoin est.

2021.09 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver les demandes présentées à l’ordre du jour de consentement
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FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR INFORMATION

12. Rapport du recteur

Le recteur souhaite la bienvenue à Philip Murphy et remercie Jamie Ghossein et Mark Ingham pour leur engagement et leur contribution aux travaux du Bureau.

Le recteur passe la parole à la provost et vice-rectrice aux affaires académiques pour une mise à jour sur les activités de son cabinet.

• Effectifs : on constate une hausse globale des demandes au niveau des étudiants canadiens anglophones et des étudiants internationaux francophones et un léger retard pour les étudiants internationaux anglophones qui peut être attribué à la Covid et à certains aspects géopolitiques.

Au niveau des études supérieures les demandes pour les maîtrises professionnelles sont toujours en forte hausse.

La provost remercie les équipes qui contribuent au bon déroulement des opérations.

• Planification pour la rentrée de l’automne 2021 : l’Université souhaite offrir 30 à 50% de cours en présentiel ou hybrides.
• Réintégration du personnel : nous visons a priori un retour sur campus progressif à partir de la fin juin mais tout dépend des instructions données par l’Agence de la santé publique du Canada.

Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que l’Université souhaite, dans la mesure du possible, que chaque étudiant ait une activité sur le campus, ceux et celles qui ne le souhaitent pas pourront continuer leur scolarité à distance.
Les demandes d’inscription en résidence sont par ailleurs en hausse.

Il est par ailleurs rappelé que parallèlement aux messages envoyés par l’Université, les facultés communiquent individuellement avec les étudiants pour les renseigner sur les particularités de leurs programmes.

Le recteur indique que le Comité sur la liberté académique présidé par l’honorable Michel Bastarache, mis sur pied en mars 2021 pour examiner la nature et les limites de la liberté académique à l’Université d’Ottawa, a tenu sa première réunion le vendredi 23 avril 2021. Il est prévu d’organiser des consultations auprès de tous les membres de la communauté universitaire afin qu’ils puissent faire entendre leur voix.
Le rapport du Comité est prévu d’ici la fin de l’été 2021.

Le Comité sur la francophonie institutionnelle a également été mis sur pied pour actualiser le rapport Cardinal et affiner la vision de la Francophonie sur le campus.
Le vice-recteur, international et Francophonie, entreprendra les consultations appropriées sur ce sujet à partir du mois de juin en vue de déposer un rapport d’ici la fin de l’été 2021.

13. Mise à jour budgétaire 2020-2021

Le vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion.

Members received an update on the financial results of the University at the eleven-months ended March 31, 2021.

Il est mentionné que malgré la pandémie la position financière de l’Université reste favorable en raison du rendement plus élevé que prévu des investissements à long terme.
Le budget suit par ailleurs la trajectoire présentée au Comité de finances et de trésorerie.

Justine Hendricks se joint à la réunion

A discussion followed during which it was confirmed that the data presented are from the last audited statements.
It was also confirmed that it was not expected to see much variation in the coming months.

A member suggested that it would be interesting to look at the long-term debt and the financing of the infrastructure, and that a presentation comparing the University of Ottawa to similar institutions would be informative.

Le vice-recteur associé, ressources financières, quitte la réunion.

14. Rapport de comité

a) Comité des finances et de trésorerie

Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion qui s’est tenue le 10 mars 2021 durant laquelle les membres ont reçu le rapport financier mensuel, les projections budgétaires hivernales 2020-2021 ainsi qu’une mise à jour sur le processus budgétaire 2021-2022.
The 45 Mann Avenue refinancing was also discussed, the recommended strategy being to pursue the refinancing of the existing mortgage while exploring a “take-out” or mortgage increase.

Members were also reminded that the budget 2021-2022 will be presented to the Board for approval at the 31 May meeting.

La séance passe à huis clos (huis clos 1)

End of the live streaming.