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OPEN SESSION 
 
1.    Approval of the Agenda 

2.    Welcome and Thanks 

3.    Declaration of Conflicts of Interests 

CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

4.    Approval of the Minutes of the 27 February Meeting 

5.    Approval of the Minutes of the 3 April 2024 Special Meeting 

6.    Business Arising from the Minutes 

7.    Appointment of One Student to the Board of Governors 

END OF THE CONSENT AGENDA

FOR APPROVAL

8.    Incidental, Ancillary and Administrative Fees for the Academic Year 2024-2025 

9.    Pension Plan Amendments 
a)    Amendments to Article 2.12
b)    Amendments to Article 7.2

FOR INFORMATION

10.     President’s Report 

11.     Update on the 2024-2025 Budgetary Process

12.     Committee Reports
a)    Finance and Treasury Committee 
b)    Pension Plan Committee 

 

PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE

de la deuxième réunion ordinaire de l'année 2024 du

BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le mardi 23 avril 2024 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).

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J. Adams, K. Barkat J. Bell, A. Beraskow, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, P. Cyr, D. Desautels (gouverneur émérite), J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, N. Gougeon, F. Guimont, J. Hendricks (à partir de 17h15), D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, N. C. Lazar, B. Leduc, P. Murphy, J. Palumbo (à partir de 16h25), M. Saikaley, J. Tchida, L. Tedesco, J. Velloso

PERSONNES EXCUSÉES

O. Abouzaher, P. Hindo A. Keller, N, Odjick, F-E. Racicot, H. Stern

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, J. Beauvais, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, C. Schweizer

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.

SESSION OUVERTE

1.    Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

2.    Bienvenue et remerciements

La présidente informe les membres que les mandats de Philip Murphy, membre nommé par l’Assemblée législative de l’Ontario, et de Pierre Cyr, membre nommé par l’Association des diplômés, ont été renouvelés.

Elle indique également qu’il s’agit de la dernière réunion de Jessica Tchida, membre étudiante de premier cycle dont le mandat se termine le 30 avril et la remercie pour sa contribution inestimable aux travaux du Bureau des gouverneurs.

3.    Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

4.    Approbation du procès-verbal de la réunion du 27 février 2024

Document distribué préalablement à la réunion.

5.    Approbation du procès-verbal de la réunion extraordinaire du 3 avril 2024

Document distribué préalablement à la réunion.

6.    Questions découlant des procès-verbaux

Aucune question n’est soulevée.

7.    Nomination d’une étudiante au Bureau des gouverneurs

Document distribué préalablement à la réunion.

2024.12       Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :

Point 4
2024.12a    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 27 février 2024.
(���Բ��Ծ�������é)

Point 5
2024.12b    Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion extraordinaire du 3 avril 2024.
(���Բ��Ծ�������é)

Point 7
2024.12c    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Gabrielle Muzychka au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 1er mai 2024 au 30 avril 2026.
(���Բ��Ծ�������é)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

8.    Droits accessoires, complémentaires et administratifs pour l’année universitaire 2024-2025

Sonia Cadieux, registraire, se joint à la réunion.

Il est rappelé que l’Université d’Ottawa revoit et recommande annuellement des changements aux droits accessoires, administratifs et complémentaires. La majorité des augmentations proposées pour l’année 2024-2025 ne dépassent pas l’indice des prix à la consommation (IPC) fixé à 4,5% pour l’année concernée.

2024.13    Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve :
•    Les droits accessoires, administratifs et complémentaires pour l’année universitaire 2024-2025 tel que présentés; 
•    La révision du frais administratif de 60 $ pour les demandes de déclaration d’absence soumises afin de faire différer une évaluation, ajouté pour l’année universitaire 2024-2025, après une période de douze mois, en tenant compte de son application et de son impact sur les étudiants pendant cette période.
(���Բ��Ծ�������é)

Sonia Cadieux quitte la réunion.

9.    Modifications au Régime de retraite
•    Modifications à l’article 2.12
•    Modifications à l’article 7.2

Jean-Yves Hinse, vice-recteur associé aux ressources humaines, et Neil Courtemanche, directeur associé, régimes de retraite et avantages sociaux, se joignent à la réunion

Members were informed that article 2.12 “Employee” defines the Employees who are eligible to join the pension plan. The current text is generic, referring to employees who hold “regular” positions in article (a) and “any other person, employed by the University….” in article (b). 
During a review of article 2.12 versus the University policies and collective agreements it was determined that article 2.12 could be interpreted to apply to more Employee groups than the current University policies/collective agreements allow.

In order to align the Pension Plan text, the policies/collective agreements and administrative procedures, Mercer has recommended that article 2.12 be clarified with respect to which employee groups are eligible for the Pension Plan since the Financial Services Regulatory Authority of Ontario (FSRA) will rely on the text to define the Employee groups that are eligible for membership in the Plan. 
The proposed text therefore explicitly identifies which “regular” employees and term/contractual employees are currently eligible for the Plan.

Members were also informed that Article 7.2(e) Service Purchased by Additional Contributions addresses periods of prior service with the University that are eligible for buyback. Currently this article has been interpreted to allow members who join the plan to buyback �糵���� service even if it was not in an employee group eligible for the University of Ottawa Retirement Pension Plan.

The proposed text will restrict the buyback of prior �糵���� service to service that was part of an employee group eligible for the pension plan or APTPUO service.

The second and third paragraphs of 7.2(e) were added to address this change in practice for Members who join the plan on or after 1 May 2024. 
Existing members, employed prior to 1 May 2024 will continue to be eligible to buyback any period of prior service with the University.

The proposed changes were reviewed by the University Legal Counsel, the Associate Vice-President Human Resources, Associate Vice-President Finance, the Chief Investment Officer - Pension Fund Investment Management, the Plan Actuary (Mercer Canada) and the Plan Actuary’s legal counsel.

The Executive Committee recommended the approval of the changes by the Board at its meeting of 9 April 2024.

2024.14    On motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the amendments to articles 2.12, 4.1 and 4.2 of the University of Ottawa Retirement Pension Plan.
(Unanimous)

2024.15    On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the amendments to article 7.2(e) of the University of Ottawa Retirement Pension Plan

Jean-Yves Hinse et Neil Courtemanche quittent à la réunion.

POUR INFORMATION

10.     Rapport du recteur

Le recteur revient sur les points suivants :

•    Mise en place d’une entente de partenariat entre l’Université d’Ottawa et l’Université de Sudbury pour renforcer l’offre de programmes universitaires en français dans le Nord de l’Ontario.
Dans le modèle de collaboration adopté, l’autonomie et la gouvernance par, pour et avec les francophones à l’Université de Sudbury sont maintenues; l’importance de la neutralisation des coûts pour 
l’Université d’Ottawa est également soulignée.
L’Université de Sudbury pourra accueillir sa première cohorte d’étudiants issue du partenariat avec l’Université d’Ottawa dès septembre 2025. 
L’Université d’Ottawa appuiera par ailleurs l’Université de Sudbury dans la mise en place et le partage des services administratifs et scolaires.
•    Installation du nouveau recteur de l’Université Saint-Paul, Louis Patrick Leroux, le 16 avril 2024.
•    Conflit au Moyen-Orient : il existe toujours beaucoup de tension sur les campus ce qui créé une situation difficile pour les étudiants.
•    Comité du Sénat sur la liberté académique : le prochain rapport du Comité identifiant les meilleurs pratiques sera déposé au Sénat.

Le recteur passe la parole au Provost pour une mise à jour sur les activités de son Cabinet.

Le Provost rappelle que :
•    3362 lettres d’attestations provinciales ont été émises par le gouvernement ce qui donne à l’Université d’Ottawa la possibilité d’admettre le même nombre d’étudiants internationaux que lors du cycle précédent. Ce chiffre inclus les échanges internationaux de longue durée ainsi que les 45 lettres émises pour l’Université Saint-Paul. 
À ce jour, 1700 lettres d’attestation ont été transmises.
•    Au niveau des projections pour les étudiants de premier cycle on anticipe présentement une hausse de 150 étudiants canadiens avec une légère augmentation au niveau des francophones.
Au niveau des demandes d’admission pour les étudiants internationaux on constate une baisse chez les étudiants francophones.
•    Au niveau des projections pour les étudiants des cycles supérieurs on anticipe une augmentation de 11% au niveau des maîtrises.

Une discussion s’engage durant laquelle il est confirmé que le Ministère des Collèges et Universités a pris en compte le nombre d’étudiants internationaux inscrits à l’Université en 2023-2024 ainsi que le nombre d’internationaux francophones dans l’attribution des lettres d’attestations.
Le nombre d’étudiants internationaux inscrits dans les facultés des sciences, sciences de la santé et génie a également été pris en considération.
Il est précisé que les étudiants internationaux ne peuvent obtenir qu’une seule lettre d’attestation par province mais qu’ils peuvent recevoir des attestations de plusieurs provinces en même temps.

Il est mentionné que des discussions sont en cours au sujet des conditions financières et de l’implication du personnel de l’Université d’Ottawa pour l’entente de partenariat entre l’Université d’Ottawa et l’Université de Sudbury.

Le vice-recteur à la recherche et à l’Innovation indique qu’il a rencontré les présidents des trois Conseils dans le cadre des rencontres entourant l’attribution des budgets.
 
11.     Mise à jour sur le processus budgétaire 2024-2025

Jean-François Tremblay, provost associé à la planification et aux budgets académiques, se joint à la réunion.

Le provost indique que toutes les unités ont reçu leurs enveloppes budgétaires et leurs budgets.

Il mentionne qu’une réunion du Comité aviseur sur les stratégies budgétaires durant laquelle sera présenté le budget détaillé 2024-2025 est prévue pour le 10 mai.
Il est également prévu que le budget soit présenté au Comité des finances et de trésorerie le 13 mai et enfin au Bureau des gouverneurs le 28 mai.

Il est par ailleurs mentionné que la présentation au Bureau des gouverneurs des projections budgétaires pour les années 2025-2026 et 2026-2027 est prévue pour l’automne 2024.

Jean-François Tremblay quitte la réunion.

12.     Rapports de comités

a)    Comité des finances et de trésorerie

Le président du Comité présente un compte rendu de la réunion du volet trésorerie du Comité qui s’est tenue le 18 mars 2024.

During this meeting members approved the annual review of sinking fund contributions.

Members received for information the Chief Investment Officer report, the public markets and absolute returns investments report as well as the real assets investments report.
They also received for information the responsible investing update for the 2023 UN PRI Results, the investments approved by the Chief Investment Officer in accordance with the delegation of power and the annual investment risk overview.

b)    Comité de pension

En l’absence du président du Comité la présidente du Bureau présente un compte rendu de la réunion du Comité qui s’est tenue le 22 mars 2024.

Members recommended to the Board the approval of the amendments to article 2.12 and 7.2 of the Pension Plan; these amendments have been presented to the Board today for approval.
They also recommended to the Executive Committee of the Board the approval of the 2024 Pension Fund Expense Budget.

Members also received for information the report from the Office of Human Resources, the report on fees and expenses as of 31 December 2023, the annual review of the Statement of Investment Policies and Procedures as well as the Chief Investment Officer report.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.

CS/ab